Empresas Familiares

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Una empresa familiar es una compañía donde los miembros de una familia determinada se unen y conforman una mayoría en acciones y en ese sentido, el control legal sobre la propiedad. En una empresa familiar se compone de dos sistemas: la empresa y la familia.

El adjetivo familiar podría referirse a dos cualidades distintas:

  1. Que existen lazos consanguíneos, con lo cual familiar es relativo a la familia,
  2. Está en conexión con la familiaridad de un grupo humano, que se refiere a la forma en que se tratan y se perciben las personas, lo que incluiría otro tipo de relaciones como la amistad, las afinidades, etc., que acabarían reforzando la actividad económica.

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El Código de Ética y Conducta Familiar es un documento que compila normas y reglas que determinan el comportamiento ideal de la familia. En ese sentido, es una declaración de intenciones y principios de la familia cuyo objetivo, es establecer las conductas aceptables hacia los miembros familiares para asegurar y mantener un mutuo respeto a los socios accionistas, alta gerencia, colaboradores, proveedores, clientes, comunidad, etc.

Por otra parte, los Códigos de Ética tradicionales excluyen a la familia sobrestimando el poder que tiene esta y su sistema complejo por naturaleza. Por lo tanto, la familia deberá tener su propio Código de Ética y Conducta con los siguientes puntos: Los valores y principios éticos, Calidad de vida Laboral, Apoyo a la Comunidad, Protección del Medio Ambiente, Marketing Responsable, entre otros.

La familia empresaria deberá preservar y dignificar el valor de su imagen siendo un activo intangible y cuidar la licencia social para trabajar con el propósito de perdurar sus valores hacia las siguientes generaciones. Este documento, es complementario al protocolo familiar. Herramienta sumamente necesaria para generar un compromiso a los miembros familiares de estudiar, reflexionar y comprometerse con sus valores.

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También llamado “Constitución Familiar”. Para fortalecer las relaciones y un mejor comportamiento tanto en el sistema de la familia como en la empresa es necesario, poner reglas. No siempre es sencillo establecer reglas, procedimientos, políticas y normas en una empresa familiar ya que cada familia es diferente sin embargo, existen rasgos de comportamiento que requieren ser atendidos para evitar conflictos a la hora de la toma de una decisión. El poner reglas ayuda a todos los involucrados a respetar la familia, la empresa y sus intereses. En ese sentido, es necesario disciplinar para evitar conflictos que provoquen rupturas entre los familiares y quiebra en la empresa.

El Protocolo Familiar regula las distintas relaciones entre familia, bienestar, aspectos económicos y de índole profesional, con el propósito de generar una gestión efectiva en la empresa familiar. Esto, ayudará a mantener una familia unida y evitar eventualidades que perjudiquen la toma de decisiones.

El tiempo de duración de este proceso será de al menos unas 10 sesiones de tiempo aproximado de 2 horas. La primera sesión será de inducción sobre el proceso del protocolo familiar, la segunda sobre la metodología y forma de proceder y comportarse en cada una de la sesiones. Las sesiones restantes, serán para la realización del protocolo familiar. Existirá una última sesión, para la lectura del documento a firmar y el agradecimiento a los miembros familiares. Posteriormente, se realizará los trámites legales del protocolo familiar en una notaría si así lo solicitaren.

Todo empresario inicia su empresa tomando personalmente las decisiones sobre su negocio propio. A medida que este va creciendo, se da cuenta que no es posible que él o ella esté absolutamente en todo, por lo que se torna imperativo el organizar la empresa para que quienes trabajan en ella sepan qué hacer, es decir, se deberá definir las funciones y quien puede tomar decisiones en distintos aspectos de su operación. En ese sentido, la administración de una empresa familiar se vuelve complicada, sobre todo por la falta de conocimiento por parte de los administradores y/o fundadores al involucrar la familia en la empresa.

La clave para ayudar a resolver todo problema se encuentra en su diagnóstico. FAMBUSINESS ha concentrado su análisis en recopilar algunas pruebas, fichas, mapas, diagramas, cuestionarios, entre otros, para obtener un mejor alcance de la situación empresa familiar. Este diagnóstico buscará analizar los inconvenientes que existen dentro de la empresa, familia y su patrimonio. Se deberá dedicar un aproximado de entre 3 a 4 sesiones de 2 horas aproximadamente. Este tiempo dependerá sobre coordinación en la agenda de los participantes y al tiempo de entrega de la información.

Finalmente, el diagnóstico permitirá recopilar información crucial para determinar el alcance sobre las herramientas que se implementarán en la empresa familiar pero sobre todo, permitirá recabar los intereses, deseos y la voluntad de los integrantes de la familia que aspiran un cambio urgente permitiendo desarrollar un plan de acción.

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Los Órganos de Gobierno son estructuras de poderes que son creadas para un mejor funcionamiento en la empresa familiar. Son instrumentos colectivos, que tienen estructura apropiadas de gestión y control en las empresas. La estructura de gobierno corporativo de las empresas familiares contiene seis elementos:

  1. Reunión familiar
  2. Asamblea Familiar
  3. Consejo Familiar
  4. Comité Junior
  5. Asamblea de Accionistas
  6. Consejo de Administración
  7. Comité de Dirección
  8. Comité de Asesor

Es importante establecer una buena estructura de gobierno en las empresas familiares, ya que estas permitirán separar y poder administrar asuntos como la propiedad, empresa y familia, así como otros aspectos que deben ser tratados en diferentes escenarios, estos permitirán a los miembros de la familia aprender a laborar de manera provechosa, comprendiendo sus responsabilidades, derechos y privilegios. Existen, tres tipos de órganos de gobierno en la empresa familiar: relativos al gobierno de la familia (reunión familiar, asamblea familiar y consejo de familia), a la propiedad (junta general de accionistas) y directiva consejo de administración y equipo directivo (comité ejecutivo) (Chamborro & Morgado, 2016, pág. 69).

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El Plan de Sucesión es un conjunto de acciones que ayuda a relevar una nueva generación por la que antecede. Las etapas de la sucesión son:

  1. Planificación y diseño,
  2. Preparación del sucesor,
  3. Traspaso de la empresa y
  4. Retirada del fundador.

Todo proceso de sucesión tiene origen en un hecho natural; viene dado por la naturaleza finita y el envejecimiento progresivo de las personas; el empresario, llegado a una edad, si quiere asegurar la continuidad de la empresa en la familia y de la familia en la empresa, tendrá que iniciar un conjunto de acciones que lleven hacia la consecución de este doble objetivo. De otro modo, si se ve sorprendido por la muerte o por una enfermedad que no le permita permanecer al frente de la empresa, las acciones tendrán lugar de la misma forma, pero fuera de su control y quién sabe si fuera del control familiar. En concreto, iniciar un Plan de Sucesión equivale a definir una serie de criterios, planificar unas acciones concretas y fijar unos plazos deseables, al mismo tiempo que implica un compromiso personal del futuro sucedido y de los otros implicados en todo el proceso (Guinjoan & Llauradó, 2000, págs. 4-5).

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En toda empresa familiar existen conflictos en los tres subsistemas: familia, gestión y patrimonio. Se los mide como conflicto bajo, medio y alto. Los mismos debilitan el entorno empresarial y familia causando sus quiebras y rupturas por no saber gestionar o manejar el conflicto.

Entre tanto, la mediación es una herramienta muy poderosa que ofrece alternativas de solución del conflicto en vista que los involucrados o las partes implicadas son incapaces de alcanzar un acuerdo mutuo. Un buen mediador especializado en este tema es capaz de romper las barreras de comunicación, ayudar a reflexionar y ser consciente a cada parte de los sentimientos, deseos e intereses de la contraparte e incluso de los propios. Encamina a un dialogo productivo y genera un clima de confianza donde surgen soluciones colaborativas ganar-ganar.

Los conflictos dentro del sistema de la empresa son: internos, externos, entre empresa, entre socios y una combinación entre socio, familia y gestión. En cambio, en conflictos familiares suelen darse en: matrimonial, de la relación laboral y convivencia, generacional, roles y sucesión y de la gestión o administración. Es necesario recalcar que los conflictos pueden afectar desde la empresa a la familia y de la familia a hacia la empresa. Dentro del proceso de la mediación se firmará un acuerdo de confidencialidad en caso de requerirlo. Existe mediación formal e informal. La informal el mediador puede ser cualquier persona que actúa de modo intuitivo y espontaneo en cualquier situación de conflicto en cambio la formal requiere ciertas condiciones y fases estructuradas además el de ser un mediador.

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Una Secretaría de la Empresa Familiar es un organismo, que se encarga de las tareas administrativas relacionadas con la entidad para que exista un correcto funcionamiento en sus reuniones. El secretario asignado será el responsable de preparar la agenda, actas y dar seguimiento a la resoluciones tomadas. Buscará educar, asesorar, guiar y monitorear la realización de las sesiones de los Consejos de Administración, Consejos Familiares, Comités, Asamblea, reuniones, etc. Ésta secretaría apoyará y se encargará de administrar antes de la sesión:

  • Antes de la sesión: solicitar y recibir propuestas de temas a incluir en la orden del día; preparar propuesta de orden del día y validarla con el Presidente; evitar convocar y la información requerida para la apropiada preparación de los miembros del consejo; confirmación de la asistencia; entre otros.
  • Durante la sesión: verificar el quorum y el cumplimiento de los requisitos legales para la realización de la sesión, promover la aprobación del acta de la sesión anterior; contar y registrar votaciones; apoyar al presidente; compartir mejores prácticas de los órganos de gobierno; entre otros.
  • Después de la sesión: elaborar el acta de la sesión. Distribuirla a los miembros del Consejo; formular y enviar de oficios sobre las resoluciones del Consejo de Administración; dar seguimiento a los acuerdos tomados por el consejo y a la legalización de los mismos; elaborar programas y calendarios de actividades para dar el seguimiento apropiado; resguardar y custodiar los archivos del Consejo; entre otros.
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El servicio de Terapia Familiar busca ayudar a los miembros de la familia a mejorar su relación, comunicación y sobretodo resolver sus diferencias. Su tratamiento estará en función de la situación que afronta la familia. Siendo útil en cualquier ambiente familia causado por el estrés, la ira, el dolor, rencor, el orgullo o en el propio conflicto.

Durante la terapia familiar, se examina la habilidad y capacidad de su familia para resolver problemas y expresar pensamientos y emociones. Esta terapia pueda ayudar a conocer más a sus familiares, sus fortalezas sus debilidades, sus gusto y su motivación de cambio tales como la necesidad de volver a confiar sobre los demás miembros familiares.

Así mismo, siendo una sub-disciplina de la psicoterapia ayuda a subsanar conflictos que hayan surgido producto de la convivencia del día a día. El eje crucial de la terapia familia es que analiza los problemas de conducta individuales (depresión, rebeldía, trastorno emocional, falta de adaptación en la empresa y en la propia familia, trastorno, adicciones, situación de bullying, entre otras).

Con la ayuda de la terapia familia se puede evitar el fracaso en los matrimonios. Además, ayudará a mejorar la relación de esa persona con padres y hermanos, la dinámica de la familia, tipos de comunicación, la forma en que se desenvuelve en el plano afectivo, crisis de identidad, algún trastorno psicológico que está influyendo tanto en la empresa y familia.

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El Comité de Disciplina, es un órgano compuesto por profesionales expertos en materia de empresa familiares. Su función es vigilar la conducta y disciplina de las familias empresarias. Así mismo, somete sanciones disciplinarias a aquellos que violen las disposiciones de los Órganos de Gobierno, Protocolo Familiar y su propio Código de Ética y Conducta. Se encargará de receptar sus peticiones a las empresas familiares adherentes y registrará sus sanciones como precedente en relación a su conducta. Así mismo, el comité facilitará a las estructuras de Gobierno de las empresas familiares tales como el Comité de Dirección, de Familia, etc.

El reporte se realizará al Comité de Disciplina por algún miembro de una empresas familiares y su representante legal para luego, proceder a la investigación y luego su conclusión. Como resultado final emitirá un informe con fecha con su respectiva sanción. Estas sanciones serán enviadas con autorización a los miembros involucrados a la estructura de gobierno para que todos tengan conocimiento del evento. Esos reportes o informes podrán ser usados como parte de los antecedentes de sus comportamientos para la selección de miembros familiares que aspiren a la sucesión de la empresa familiar.

El Comité de Disciplina ayudará a fortalecer un orden. La disciplina ayuda a la formación del carácter hacia un comportamiento aceptable. Por lo antes expuesto, es un servicio externalizado anunciado como organismo competente para conocer los procedimientos disciplinarios y sancionar sobre faltas y transgresiones cometidas.

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La Oficina de Familia es un organismo creado para atender, apoyar y administrar a las familias empresarias. Las familias ante la falta de tiempo y/o conocimiento sobre la administración de la misma requieren apoyarse en un grupo de expertos que ayudarán a la implementación de las reuniones familiares, Comité, Asamblea familiar como parte de un canal de comunicación y de reporte para su correcto funcionamiento.

Esta oficina de familia se ha creado para transferir esa carga de responsabilidad del líder de la familia y que otra persona pueda convocar las reuniones, sugerir los temas a tratar, solicitar los acuerdos, pactos, compromisos de sus miembros familiares y llevar un reporte de las sesiones con su respectivo avances.

Los Oficina de Familia, es un órgano de apoyo a las familiares. Aunque no omite ni deja de lado la responsabilidad de cada miembro buscará ayudar a una buena comunicación y reflexionar entre todos sobre los cambios importantes, secretos dolorosos, historia familiar, sexualidad, educación, sueños, conflictos, aclarar malentendidos, planteamiento de discrepancias existentes para encaminar hacia posibles vías de soluciones.

Nota aclaratoria: Oficina de Familia no es un “Family Office”, término usado como una institución que ayuda a la administración de las propiedades de las empresas familiares.

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Documentos que contempla distintos escenarios difíciles de afrontaren una empresa familiar y que de no atenderlo bajo un estricto procedimiento llegará la empresa a su quiebra.

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OTROS SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

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Workshop para fortalecer las habilidades empresariales

Este workshop bajo una metodología internacional con una herramienta lúdica ayudará a mejorar el trabajo en equipo y colaboración, comunicación, liderazgo, diagnóstico de grupos (como apoyo a otras acciones), habilidad para tomar decisiones, eficiencia para cumplir metas y objetivos, elaboración de estrategias, etc. (Duración 4 horas y 30 minutos).

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Seminarios, Conferencias y Programas de Dirección de Empresas Familiares

Seminarios, cursos o programas: ¿Cómo dirigir mi empresa familiar?; Alta Dirección de Empresa Familiar, Mejores Prácticas de Empresas Familires, Emprendimiento Familiar, etc. ( 12, 18, 40 y 60 horas horas)

Talleres outdoors para empresas

En alianza conjunta con la Cámara de Comercio de Quito apoyamos a fortalecer mediante dinámicas experienciales el team building, la comunicación, liderazgo, cumplimiento de objetivos, efectividad, integración, etc, mediante dinámicas fuera del lugar de trabajo.  Ideal para análisis de comportamiento, altos gerentes y demás colaboradores que deseen lograr una formación de alto desempeño.

Necesitas

OTROS SERVICIOS

Además de los servicios antes descritos, se ofrecen otros adicionales enfocados a complementar un servicio más integral con un equipo altamente competitivo.

Asesorías Legales en la Empresa Familiar

Elaboración y formalización de: acuerdos prenupciales, divorcios, capitulación de bienes matrimoniales, certificación de actas en las sesiones de órganos de gobierno, certificaciones, etc.

Recursos Humanos de la Empresa Familiar

Plan de carrera a sucesores, gestión del talento humano, perfiles de consejeros, secretarios, comisarios, auditores de los distintos Consejos de Gobierno en la Empresa, Familia y Propiedad.

Gobierno Corporativo y/o Órganos de Poder

Reglamentación, código de ética y conducta, nombramientos, monitoreo legal, custodia de los acuerdos en las distintas sesiones de consejos, manuales, etc.

Emprendimiento e intraemprendimiento

Acompañamiento, monitoreo y guía en proyectos de emprendimiento e intraemprendimiento en las fases pre-operativa y operativa.

Dirección Estratégica en la empresa familiar

Elaboramos planeación estratégica, engranando la planeación de la familia con la de la empresa. Construcción de estrategias, definición de objetivos, propuesta de valor, etc.

Mentoring en la Empresa Familiar

El mentoring es un ofrecimiento de consejos, información o guía que hace una persona que tiene experiencia y habilidades en beneficio del desarrollo personal y profesional de otra persona.

Proyectos de Investigación

Se elabora proyectos de investigación mediante una alianza estratégica con otros docentes, centros, cátedras EF y expertos internacionales especializadas en EF.

Casos de Estudios

Se desarrolla casos de estudio de empresas familiares para usar como herramientas de aprendizaje y fortalecer el análisis crítico de los futuros líderes de empresas familiares, hacia el proceso de profesionalización

Tutores en Fidecomisos

Los fidecomisos requieren administradores de EF capaces de ejecutar sus lineamientos. El tutor suele ser el responsable de ofrecer apoyo académico, tecnológico y psicosocial.